Comment travailler avec un prestataire (pour la réussite du projet)

Nous avons vu dans cet article quels sont les éléments pour choisir un prestataire.

Le choix est fait, le travail commence. Comment mettre tout en œuvre pour réussir votre projet ?

Dans les appels d’offre, nous demandons au futur prestataire de venir challenger le cahier des charges (il a certainement des expériences passionnantes à faire valoir), et de s’impliquer dans le projet. Nous devons maintenant faire en sorte que nos demandes soient en accord avec nos actes.

Qui est le prestataire ?

Le prestataire, qu’il soit technique ou artistique, est passionné. Chaque personne de son équipe qui travaillera sur votre projet, est passionnée par son métier. Les informaticiens adorent  trouver une solution, et les directeurs artistiques et les graphistes sont heureux de relever un défi.

Nous allons donc les impliquer dans le projet. Il ne s’agit pas de lancer un match entre vous, votre entreprise contre les prestataires, mais au contraire de construire une équipe cohérente, formée d’éléments très spécialisés venant de plusieurs entreprises, pour affronter ensemble les prochaines étapes.

Il faut construire la confiance entre chaque membre de l’équipe projet. Les relations se tissent à plusieurs niveau, suivant la dimension et donc la durée du projet. En tant que donneur d’ordre, vous êtes en charge de cette relation.

Que vend le prestataire ?

Essentiellement du temps. Du temps de cerveau, du temps d’ingénieur, de graphiste, d’ergonome, du temps de personne qualifiée et passionnée.

Il vend également du temps de machine, du temps de préparation d’environnements, du temps d’utilisation de son infrastructure technique.

Vous me voyez venir: le temps, c’est de l’argent.

C’est pourquoi chaque changement, chaque modification du projet en cours de réalisation pourra avoir un impact sur le planning, sur le budget.

Il faut donc anticiper chaque modification par rapport au plan initial (notre cahier des charges projet), afin de limiter les inévitables dépassements.

C’est pourquoi il faut communiquer, échanger tout au long du projet.

Comment travaille le prestataire ?

Suivant la taille de votre projet, l’équipe peut être plus ou moins étendue. Prenons un cas extrême avec un projet de plusieurs mois. Nous allons faire intervenir:

  • 1 chef de projet,
  • des développeurs,
  • un directeur artistique,
  • un ergonome,
  • un graphiste,
  • un chargé de référencement naturel,
  • un expert technique.

Dans un projet plus simple, certains rôles seront cumulés par une personne. Dans les projets très simples, tout repose sur une seule tête.

Le chef de projet et les développeurs

Il faut favoriser les échanges informels, en respectant le poste et la mission de chacun. Le chef de projet (de votre côté, du côté du prestataire) est l’élément clé du dispositif.

C’est simple: le chef de projet doit TOUT SAVOIR.

Le chef de projet est le point de passage obligé des échanges. Participant à chaque réunion, il sera en charge de rédiger et faire valider les comptes-rendus.

Chef d’orchestre de la production, il répond à la fois du budget et du planning: il doit donc être en mesure d’anticiper pour prendre des décisions. Pour cela, il doit disposer de toutes les informations.

Notre tâche est de respecter son rôle en l’informant de tout. En plus des réunions, nous l’aurons au téléphone. Souvent, surtout au début du projet (tous les jours, plusieurs fois par jour ?): il doit savoir que nous sommes à sa disposition pour répondre à ses questions, comme nous pouvons compter sur lui pour prendre en compte nos demandes.

Comme son rôle est central, le chef de projet sera en copie de tous les échanges de mails. Il doit savoir que le petit changement du bouton en haut à droite a été validé par le graphiste, par l’ergonome.

Grâce à cela, la relation de confiance sera établie. Les échanges seront sincères et, croyez moi, fructueux.

Inversement, il faut limiter au minimum les échanges avec les autres membres de son équipe (en général en charge du développement).

Pour eux, le travail nécessite de la concentration sur la durée.

Aborder un problème technique ardu et trouver la meilleure solution réclame du temps et du calme. Si le téléphone sonne toutes les heures pour demander comment ça avance, la tâche est insurmontable. Laissez donc son chef de projet donner au développeur son planning le matin (et demandez au chef de projet comment ça avance, il est là pour ça aussi).

Quand le développeur sera venu à bout d’un élément particulièrement délicat, un mail de félicitations sincères sera le bienvenu.

L’ergonome et le directeur artistique

Les personnes en charge de la conception graphique de votre site ont besoin de beaucoup d’informations de votre part pour commencer à travailler.

L’ergonome étudiera l’organisation de la présentation de l’information pour votre site. Il doit connaître vos attentes, et appliquera les bonnes pratiques pour que les internautes soient heureux de venir chez vous (et achètent vos produits facilement).

Ecoutez ses suggestions, travaillez avec lui à l’optimisation de la navigation. C’est la fréquentation de votre site qui sera gagnante.

Les graphistes ont besoin de vous connaître en profondeur. De connaître votre marque, votre histoire, vos clients, votre cible. Quelles sont les valeurs de votre entreprise ? Quelles sont vos demandes ?

Dans leur métier, il y a 2 types de clients désespérants.

  1. Le client « je veux tout »: « je voudrais un peu de ce site là, un peu de celui-ci, un peu de cet autre, vous voyez ?« 
  2. Le client « je ne sais pas »: « non, ça je n’aime pas, et puis ça non plus, j’aurais voulu autre chose, vous voyez ?« 

Non, on ne voit pas.

Aidez le, dites ce que vous aimez sur les sites de vos concurrents, il saura trouver l’essence et créer l’harmonie en rapport avec votre marque. Les ateliers de travail sont importants pour cette phase créative.

Echangez, expliquez, livrez-vous: ces experts apportent une compétence métier qui fera « fonctionner » votre site en profondeur.

Le site doit porter votre image de marque, faire ressentir votre positionnement, vos valeurs, votre secteur d’activité.

Je vais même aller plus loin : le graphisme n’est pas là pour vous plaire.

Le graphisme est un élément de l’efficacité (et donc de la rentabilité) de votre site. Vous devez dans le graphisme de votre site Web reconnaître votre entreprise.

Comment échanger avec le prestataire ?

Dans la mesure où la distance géographique le permet, je crois qu’une rencontre informelle autour d’un petit déjeuner en début de projet avec tous les membres de l’équipe permet de partir sur des bases relationnelles de qualité. C’est lors de ces échanges simples et sans enjeu que chacun va apprendre à connaître les membres de la tribu d’en face. Voilà qui fluidifiera grandement les futurs échanges.

Ensuite, les réunions (comités de projet) sont l’occasion de faire des points précis, de formaliser les décisions.

Les ateliers de travail nécessitent des deux côtés un investissement important. Venez avec votre savoir, vos attentes, exprimez-les: préparez-vous à ces séances pour les rendre efficaces: prenez du temps. Les ordres du jour doivent être préparés, et servent de base à votre réflexion préalable, afin de rendre ces ateliers de travail efficaces.

Les ergonomes, graphistes, experts techniques doivent tout savoir avant de proposer une solution. Si l’échange est de qualité, cette solution sera la bonne (c’est aussi pour cette raison que je n’aime pas lors d’un appel d’offres demander une proposition graphique), et chacun aura gagné du temps.

Le téléphone, la messagerie instantanée, sont des outils précieux pour rester en contact souple avec le chef de projet.

Respectez les délais

Lors de la plupart des projets dans lesquels j’ai été impliqué, entre 40 et 80% des retards du projet sont de la responsabilité du client !

Personnes en congés, négligence dans les validations, retards dans les tests techniques ou la fourniture d’informations… j’aurais mille anecdotes à raconter sur ce sujet.

Nous serons donc rigoureux pour répondre aux demandes du chef de projet.

Car votre projet Web est très important, il nécessite donc toute votre attention, votre engagement, de votre temps, de la disponibilité : c’est à cette condition que nous demanderons aux prestataires d’être à la hauteur. Pour la réussite collective de votre projet !

Fêtons la réussite de notre projet Web

 



A propos

Ma mission est de vous aider à mener à bien votre projet Internet (site Web ou e-commerce), en vous accompagnant dans les étapes de réflexion et de mise en œuvre. J'aime les technologies, Internet, les machines et tout ce qu'on peut en exiger avec un peu d'imagination. Mais pendant mon activité en société de services, j'ai été surpris de voir à quel point certaines entreprises sont mal préparées à mener un projet Internet, à lancer un site e-commerce, peu préparées à dialoguer avec les agences Web. C'est pourquoi j'ai décidé de créer mon activité de consultant indépendant, pour partager mon expérience basée sur mon parcours, mon expérience sur de nombreux projets Internet de toutes tailles, réalisés pour des PME familiales ou de grands groupes internationaux. Pour apporter à de nouveaux projets mon savoir-faire et ma passion, accompagner ces entreprises dans la réussite de leur projet Internet. Mon profil Google+

Publié dans Conseil, Etapes d'un projet
Un commentaire sur “Comment travailler avec un prestataire (pour la réussite du projet)
  1. Fred AUTECHAUD dit :

    Ajoutons à ceci la nécessité impérieuse de connaître l’état de santé des gamins de la chef de projet et sa pleine compréhension des enjeux d’ergonomie d’un front office 🙂

1 Pings/Trackback pour "Comment travailler avec un prestataire (pour la réussite du projet)"
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